Procedimento logístico
De forma sucinta, o procedimento é o seguinte:
1. Após o fecho efetivo da encomenda, os documentos são enviados para a JFA.
- Que documentos são enviados:
- Fatura / Recibo ou Fatura (dependendo da particularidade da encomenda);
- Guia de transporte referente ao envio.
2. Os documentos são recebidos através de email no endereço [email protected].
3. A JFA prepara e embala cada encomenda de acordo com o registado em cada documento.
4. Deve comunicar o nº das encomendas expedidas em cada dia à Ecoar (informação vital para que possamos atualizar os clientes sobre a data prevista de recebimento da sua encomenda).
5. A encomenda é entregue ao cliente pela transportadora correspondente, mediante o destino de entrega.
Sim.
Como é possível que o cliente faça o pagamento no ato da entrega (envio à cobrança/ contra reembolso), os documentos para estas, são diferentes dos documentos emitidos para as encomendas onde existe o pré-pagamento.
Para as encomendas com envio à cobrança, o documento emitido é Fatura. Também na guia de transporte estará a indicação de que há o valor X a ser reembolsado à empresa JFA (titular do contrato com as transportadoras).
Para encomendas onde o pagamento é feito no ato da encomenda, são emitidas Fatura/Recibo.
Sim.
Após a encomenda ser comunicada à JFA, a mesma deve ser expedida num prazo nunca superior a 2 dias.
Caso seja necessário um prazo maior de processamento, por algum imprevisto, o mesmo deve ser comunicado à Ecoar para que possamos ter essa informação para passar ao cliente.
Embora as encomendas sejam geradas através de uma ordem sequencial, que lhes atribui um nº, não significa que as mesmas entrarão em processamento também com essa ordem.
No momento do registo, é quando o nº é atribuído. Contudo, a encomenda só é fechada quando todos os dados são confirmados pelo cliente (no caso de encomendas com envio à cobrança) ou quando existe a confirmação de pagamento (encomendas pagas antes do envio).
Por exemplo, encomenda 1, 2 e 3 são registadas no mesmo dia. O cliente, através do pagamento por referência multibanco tem até 4 dias para efetuar o pagamento. Clientes da encomenda 2 e 3 fazem o pagamento no próprio dia, e as suas encomendas entram em processamento nesse mesmo dia. Por sua vez, o cliente da encomenda 1 apenas efetua o pagamento ao fim de 3 dias, pelo que essa encomenda apenas aí será fecha e entrará em processamento. Durante 3 dias, a encomenda 1 esteve pendente.
Também poderia acontecer a encomenda 1 não chegar a ser paga, sendo a mesma anulada e a #1 nunca chegaria à JFA.
A lei prevê que, qualquer compra feita à distância, usufrui do direito de livre resolução de compra num prazo de 14 dias, corridos, após a receção da encomenda.
Pelo que sim, o cliente pode fazer devolução integral ou parcial da encomenda.
A JFA deve, primeiramente, conferir se os artigos estão a ser devolvidos nas mesmas condições de envio. Isto é, se está a ser devolvido em conformidade.
Deve, seguidamente, comunicar à Ecoar a referida devolução indicando:
- Nº da encomenda;
- Se a mesma foi devolvida, ou não, em conformidade.
Contabilidade
Todos os documentos contabilísticos referentes a este projecto, são gerados no programa de faturação MOLONI (www.moloni.pt).
A JF Almeida adquiriu uma assinatura deste programa, existindo 2 perfis de login: um para a JFA e outro para a ECOAR.
Este programa permite a fácil integração com qualquer plataforma digital, de forma a que exista automação entre as demais (plataformas de pagamento, por exemplo).
Com a venda online, são gerados, essencialmente 2 documentos:
- Faturas - documento gerado automaticamente para encomendas onde o pagamento não é imediato, o que acontece com contra-reembolsos (envios à cobrança).
- Faturas/ Recibo - documento gerado automaticamente aquando a confirmação de pagamento por parte das plataormas de pagamento (seja Paypal, MBWAY, etc).
A par destes documentos, são emitidas Notas de Crédito sempre que existe algum erro de emissão do documento primário, arrependimento de compra, ou similar.
Através do login gerado pela JFA, cujo e-mail de registo é [email protected], é possível aceder ao BO MOLONI (www.moloni.pt) e a todos os registos nele feito.
Através da imagem acima é possível verificar como aceder ao SW MOLONI, bem como visualizar documento e fazer download dos mesmos.
Cabe ao departamento de contabilidade da JFA fazer download do ficheiro SAFT. Através do login gerado pela JFA, cujo e-mail de registo é [email protected], é possível aceder ao BO MOLONI (www.moloni.pt).
Sim.
A JFA deverá confrontar e verificar o pagamento referente a encomendas à cobrança.
Sendo a titular do contrato com as transportadoras, o reembolso dos valores apenas poderá ser feito diretamente à JFA.
Assim, estes valores devem ser confirmados, em confronto com os documentos FATURA (gerados apenas para encomendas à cobrança) e o report de envios que as transportadoras remetem mensalmente.
Sobre os artigos
A indicação de novos artigos a incorporara o portfólio de vendas deve ser comunicada através do seguinte template:
Não encontrou a informação que procurava nos pontos acima? Tem alguma sugestão de alteração a algum dos pontos acima indicados? Escreva abaixo.
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